¿Porqué deberías usar un sistema de nómina en la nube? Ventajas de un sistema online frente a un sistema tradicional.

¿Porqué deberías usar un sistema de nómina en la nube? Ventajas de un sistema online frente a un sistema tradicional.

En pleno 2022 es increíble que aún existan empresas que sigan manejando el sistema tradicional de hojas de cálculo y documentos impresos en papel para manejar su sistema de nóminas. Esto puede ser un verdadero dolor de cabeza para las empresas que aún no han decidido actualizarse y que aún no desarrollan una verdadera Mentalidad Digital. La tecnología avanza a pasos agigantados y esto permite que los procesos que antes llevaban mucho tiempo puedan realizarse de forma automática con los nuevos sistemas online. Por eso en este artículo te comentamos algunas de las ventajas de manejar tu sistema de nómina en la nube, por encima de cualquier sistema tradicional:

1.-Seguro y fácil de usar.

La información es uno de los activos más valiosos de toda empresa, especialmente en el área de finanzas y nómina; los métodos en papel y las hojas de cálculo son susceptibles a robo, daño o extravío. En cambio, un sistema en la nube asegura las máximas condiciones de seguridad, ya que solo pueden ingresar usuarios registrados y consultar la información para la que tienen configurado el acceso.

2.-Accesibilidad a cualquier hora del día.

Al utilizar los sistemas de nómina electrónicos el departamento de Recursos Humanos puede consultar la información en tiempo real desde cualquier parte, las 24 horas del día, 7 días de la semana. Esta es una ventaja que permite ofrecer soluciones rápidas ante posibles problemáticas, como que un empleado se enferme y requiera su número de seguridad social, mantenerse al día con las retenciones, pago de impuestos y vacaciones, entre otras.

3.-Actualizaciones automáticas

En caso de ser requerido por el SAT, los datos deben actualizarse para brindar la información que requiere la autoridad fiscal, pero el personal de la empresa no tiene que realizar ninguna acción, ya que el sistema se actualiza solo para garantizar que los usuarios seguirán cumpliendo con sus obligaciones fiscales en tiempo y forma.

4.-Fácil integración con otros sistemas

El sistema de nómina en la nube se puede integrar con el software de contabilidad para simplificar los procesos relacionados y no añadir de forma manual la información de pago de salarios o prestaciones. Además, esto permite conocer el estado financiero de la empresa, generar reportes, evitar retrasos en el pago a los empleados y la redundancia de información ya que al modificar los datos en el sistema, todo el personal involucrado podrá ver reflejados los cambios en tiempo real.

Si la empresa cuenta con un sistema ERP, también puede integrar al sistema de nómina para propiciar el trabajo colaborativo con otras áreas como la de seguridad, salud ocupacional, comunicación interna, entre otros.

5.-Los empleados pueden acceder a la información rápidamente.

La transformación digital ha propiciado que las empresas usen cada vez menos papel, y por ello muchos empleados ya no cuentan con talones de pago; al contar con un sistema de nómina en la nube podrán acceder a sus recibos de nómina electrónicos, descargarlos en formato PDF o XML y almacenarlos de forma digital, reduciendo el uso de papel.

Asimismo, el personal administrativo, contable o de RR. HH. podrá acceder a la información para evaluar solicitudes de vacaciones, datos de las prestaciones, salarios o contratos de forma fácil y rápida.

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