¿Qué es un software contable y cuál es tu mejor opción?

¿Qué es un software contable y cuál es tu mejor opción?

Sin importar su tamaño y giro, las empresas deben llevar el registro de su contabilidad a través de medios electrónicos con el fin de simplificar la información y enviarla al Servicio de Administración Tributaria (SAT) cuando la solicite. La implementación de un software contable ha ayudado a las organizaciones a incrementar su productividad y cumplir en tiempo y forma con los requerimientos de Hacienda.

En 2011 las empresas comenzaron a experimentar la transformación digital mediante el uso de la Factura Electrónica como medio de comprobación obligatorio de cada intercambio comercial, volviendo más transparente el proceso de fiscalización y recaudación de impuestos. Este fue el punto de partida para que la información se presentara en formato electrónico para que, a partir del año 2016, la contabilidad electrónica también se volviera obligatoria.

El uso de papel, libros y hojas de cálculo ha quedado atrás, siendo reemplazados por una solución informática que agiliza la generación de archivos digitales, permite el almacenamiento en nube y facilita el envío a la autoridad fiscal.

En la actualidad, el uso de un programa de contabilidad electrónica ha ayudado a las empresas a gestionar y automatizar sus procesos, operaciones y actividades; para el envío al SAT, se requiere la conversión a formatos XML que facilitan al SAT las revisiones para detectar posibles errores, diferencias u omisiones que requieran una auditoría profunda. Lo anterior ha reducido las actividades ilícitas como el lavado de dinero, operaciones simuladas, entre otras que dañan a la sociedad general.

¿Qué es un software contable?

Un software de contabilidad es un programa informático que permite gestionar la información contable para simplificar y facilitar la generación y almacenamiento de archivos, así como su posterior interpretación, control de información y envío al SAT.

Su uso, además de ser obligatorio para personas morales y físicas con actividad empresarial que obtengan ingresos de más de 2 millones de pesos, ha generado un valor añadido en cuestiones de eficiencia y seguridad, permitiendo mayor agilidad en el cumplimiento de las obligaciones fiscales y una mejor interacción con la autoridad fiscal, clientes y proveedores.

En general, ha proporcionado cambios positivos en la manera de llevar los negocios ya que ayuda a los contadores a efectuar una mejor gestión, minimizando los errores u omisiones y permitiendo detectar áreas de oportunidad o señales de advertencia de una crisis inminente. Anteriormente, la contabilidad se gestionaba a través de libros manuales o en hojas de cálculo, lo que provocaba que surgieran errores como el ingreso de datos redundantes, erróneos o innecesarios, y al usar un software contabilidad estas situaciones se han eliminado al ser soluciones fáciles de gestionar, intuitivas y que permiten mantener las finanzas al día. Además, con el uso de un programa de contabilidad, puedes generar informes en tiempo real, calcular la nómina de tu personal, realizar las retenciones correspondientes, realizar descargas masivas de archivos en XML o PDF, informes de impuestos, entre otras actividades.

¿Qué tipo de software de contabilidad elegir?

os propietarios de pequeñas empresas con poco inventario y clientes pueden preguntarse si les conviene usar un software de contabilidad o seguir llevando el manejo de su información en hojas de cálculo. La respuesta es sí: un programa de contabilidad se adapta a las necesidades de la empresa y crece con ella, de modo que ante el incremento de la base de empleados, mercancía y clientes, podrán tener el programa contable para gestionar su información fácilmente, eliminando el riesgo de cometer errores con la hoja de cálculo.

El programa de contabilidad que encontrarás en Facturamelo.com es la mejor alternativa para tu negocio ya que:

  • Se puede configurar de acuerdo con las necesidades de tu negocio.
  • Cuenta con capas de detección de errores para evitar el ingreso de información errónea.
  • Se adapta a los cambios frecuentemente efectuados por el SAT.
  • No requieres la descarga de un programa o aplicación, es una solución móvil basada en la tecnología cloud, que puedes usar desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
  • Puedes elegir el paquete a la medida de tus necesidades, sin plazos forzosos.
  • Configuración de privacidad de la información para asegurar el acceso único de personal con permiso para usar las funciones.
  • Cuentas con soporte técnico que resolverá tus dudas y te apoyará en caso de que lo necesites.

¿El software de contabilidad reemplaza al contador?

El programa de contabilidad procesa la información, automatiza gran parte de las tareas que el contador realiza de forma continua y reduce los errores y duplicación de datos; si bien es muy fácil de usar, no necesariamente reemplazará al contador, puesto que es el profesional encargado de analizar la información, validarla y analizar los resultados para asesorar a los empresarios en la toma de decisiones que beneficien las finanzas de la empresa.

Con un programa de contabilidad, el contador cumplirá en tiempo y forma con la entrega de la información al SAT, identificará cuentas por pagar, gastos deducibles, formas para que la empresa ahorre e incremente su rentabilidad.

Software contable, clave para el envío de la contabilidad al SAT

El envío de la contabilidad puede resultar un proceso estresante si no se cuenta con las finanzas actualizadas y en orden, por ello el software de contabilidad es de gran ayuda para simplificar los procesos de gestión de la información y su envío al SAT.

La contabilidad electrónica consiste en registrar las transacciones comerciales de los contribuyentes en medios electrónicos, para posteriormente enviar los archivos en formato XML a través del Buzón Tributario. La información que se envía es:

  • Catálogo de cuentas. Contiene la información de los activos, pasivos, capital, ingresos, gastos y cuentas de orden del contribuyente. Se debe enviar solo la primera vez junto con la balanza de comprobación; posteriormente, solo se enviará cuando se modifique, en los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que se realizó la modificación.
  • Balanza de comprobación. Es el documento donde se registran los movimientos de las cuentas de activo, pasivo y capital; debe elaborarse la balanza cada mes y una para el cierre de ejercicio fiscal, por lo que se entregan 13 a lo largo del año.
  • Pólizas contables. Son los documentos donde se registran las operaciones de la empresa, contienen la información necesaria para identificar cada operación y solo deben enviarse al SAT cuando se solicita una compensación, devolución de impuestos, o bien, cuando es la autoridad fiscal la que los requiere para auditar al contribuyente.

Las personas físicas deben entregar la balanza de comprobación a más tardar los primeros 5 días del segundo mes posterior, por ejemplo, la balanza del mes de enero se puede presentar para el 5 de marzo. Por su parte, las personas morales deben entregar la balanza de comprobación a más tardar los primeros 3 días del segundo mes posterior.

Ahora bien, las personas morales deben enviar la balanza de cierre de ejercicio fiscal, conocida coloquialmente como balanza 13, a más tardar el 20 de abril del año siguiente al ejercicio en cuestión, mientras que las personas físicas deben enviarla a más tardar el 22 de mayo del año siguiente al ejercicio correspondiente.

Para enviar la contabilidad electrónica a través del portal oficial se requiere contar con la e.firma y el Buzón Tributario activado. Asegúrate de comprimir los archivos en formato .zip y enviar los documentos en formato XML. Es muy importante asegurarse de que la información es correcta y que se envía en tiempo y forma, de lo contrario el SAT puede poner multas o recargos:

  • Por no llevar la contabilidad electrónica, la multa va de $1,500 a $15,000 pesos.
  • Por no llevar libros o registros de inventario, la multa va de $300 a $7,500 pesos.
  • Por no seguir las especificaciones del SAT en la gestión contable, la multa es de $300 a $7,500 pesos.
  • En caso de registrar operaciones inexistentes, la sanción es $330 a $6,070 pesos.
  • Por no presentar estados financieros a tiempo, la sanción va de $12,000 a $120,000 pesos

Una vez que reciba la información contable, el SAT analiza los registros para verificar que los ingresos declarados y el pago de impuestos correspondientes coincidan; si detecta irregularidades, el contribuyente tendrá que pagar el monto correspondiente, además de una multa equivalente al 20% de las contribuciones obtenidas.

Por último, el software contable es ideal para el almacenamiento de la información generada en formato electrónico, lo cual es de utilidad en caso de que el SAT requiera hacer una auditoría. En Facturamelo.com podrás guardar y consultar toda tu documentación de 5 años para que esté disponible en el momento que la necesites.

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